Đánh nhãn theo tiêu chuẩn tiết kiệm thời gian và chi phí

“Nếu chỉ đánh nhãn cáp ở điểm đầu trong phòng viễn thông mà quên đánh nhãn ở điểm cuối tại nơi làm việc và không tuân theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B, bạn có thể mất thời gian gấp bốn hoặc năm lần chỉ để hoàn thành việc bấm đầu, đo kiểm và xuất báo cáo.”

Đánh nhãn là khâu rất quan trọng khi triển khai hạ tầng mạng. Kinh nghiệm thu thập từ nhiều kỹ sư thi công và nhà lắp đặt hệ thống cho thấy, sử dụng nhãn chất lượng và đánh nhãn theo đúng tiêu chuẩn thực sự giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong việc quản lý, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định với hiệu suất cao, giảm thiểu chi phí phát sinh do mất thời gian xử lý khi hệ thống gặp sự cố, đồng thời hỗ trợ việc bổ sung, di dời và mở rộng hệ thống trong tương lai.

Giải pháp đánh nhãn và quản lý cáp chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B là chìa khóa quan trọng đảm bảo thời gian sử dụng lâu dài cho một cơ sở hạ tầng mạng:

• Tăng tuổi thọ vòng đời cơ sở hạ tầng mạng. Khi số lượng cáp mạng không ngừng tăng và được lắp đặt bởi nhiều người thi công khác nhau, đánh nhãn theo tiêu chuẩn giúp đảm bảo độ chính xác khi quản lý và giảm lỗi do con người gây ra cả bên trong và ngoài hệ thống, tăng thời hạn sử dụng cho hạ tầng mạng.
• Quản lý tài sản hiệu quả. Ngày nay, mọi tổ chức và doanh nghiệp đều sẵn sàng đầu tư cho các giải pháp quản lý tài sản trong văn phòng hoặc quản lý hàng hóa trong nhà máy sản xuất. Đánh nhãn theo tiêu chuẩn giúp bảo quản và kiểm kê tài sản hiệu quả hơn, nhất là với các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu an ninh cao và muốn đầu tư thêm nhiều công nghệ mới.
• Giảm đáng kể thời gian xử lý sự cố. Khi có sự cố hạ tầng mạng, dù có đối tác bên ngoài hoặc nhân viên kỹ thuật của hãng hỗ trợ, việc tìm và khắc phục lỗi vẫn mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, có thể giảm đáng kể thời gian xử lý sự cố chỉ còn vài giờ, thậm chí vài phút nếu hệ thống cáp và thiết bị mạng được đánh nhãn theo đúng tiêu chuẩn, giúp dò tìm vị trí lỗi một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hạn chế những rủi ro dẫn đến việc hệ thống mạng ngưng hoạt động. Trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, việc ngừng trệ do hệ thống mạng gặp sự cố hoặc trung tâm dữ liệu có vấn đề… luôn gây thiệt hại nặng nề cho hoạt động sản xuất và kinh doanh, thậm chí tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp. Ở một số lĩnh vực cần độ sẵn sàng cao như y tế và quân sự, chỉ cần hệ thống bị lỗi trong khoảng thời gian ngắn do không tìm ra nguyên nhân sự cố hoặc không tìm được cáp lỗi và vị trí lỗi có thể gây ra hậu quả cực kỳ nghiêm trọng.

Trải nghiệm của một chuyên gia

“Khi thiết kế và thi công những hệ thống cáp mạng mới, chúng tôi luôn đặt mục tiêu thuyết phục khách hàng đồng ý làm theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B”– Bill Lenz.

Là kỹ thuật viên đã có hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai hạ tầng mạng, Bill Lenz hiện đang làm việc cho một công ty chuyên về thiết kế, lắp đặt và cung cấp giải pháp hạ tầng mạng, truyền tín hiệu đồng và quang, từng triển khai nhiều dự án cho quân đội Hoa Kỳ, các tổ chức y tế, giáo dục và các công ty thương mại hàng đầu. Lenz cho biết, công ty ông luôn cố gắng thuyết phục khác hàng đồng ý thiết kế theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B khi cần lắp đặt hệ thống cáp mạng mới. Đây là tiêu chuẩn không bắt buộc, nhưng là những chỉ dẫn hữu hiệu giúp người thi công nắm được các nguyên tắc chính khi đánh nhãn. Những hướng dẫn này được sử dụng phổ biến trong ngành công nghiệp, giúp bất kỳ nhân viên nào cũng có thể hiểu cách chú thích cáp đi từ đâu đến đâu và chức năng từng đường cáp ra sao. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng triển khai được tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B.

Theo Lenz, để sửa chữa hoặc nâng cấp hạ tầng mạng sẵn có không theo tiêu chuẩn thành một hạ tầng mạng hoàn chỉnh theo đúng tiêu chuẩn là một thách thức lớn. Trong trường hợp này, nhân viên kỹ thuật không thể tuân thủ đúng tiêu chuẩn vì hạ tầng nâng cấp không đồng bộ với hạ tầng sẵn có, mà chỉ cố gắng cung cấp cho khách hàng một kế hoạch đánh nhãn hợp lý nhất có thể, giúp khách hàng thuận tiện hơn khi bổ sung, di dời hoặc thay đổi hệ thống sau này và thao tác dễ dàng trên hạ tầng hiện có. Một số ví dụ minh chứng hiệu quả của việc đánh nhãn theo tiêu chuẩn:

• Công ty của Bill Lenz nhận được yêu cầu hỗ trợ từ một doanh nghiệp địa phương. Đội ngũ nhân viên IT tại đây đã mất vài ngày nhưng vẫn không xác định được nguyên nhân gây ra sự cố tín hiệu. Do doanh nghiệp này không thực hiện đánh nhãn theo đúng tiêu chuẩn, đội ngũ hỗ trợ phải sử dụng đến các công cụ kiểm tra đặc biệt để dò tìm lỗi. Tuy chỉ mất vài phút để đội hỗ trợ khắc phục sự cố, nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả rất nhiều chi phí vì cần những công cụ hiện đại và đắt tiền. Thời gian là tiền bạc. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí sửa chữa và bảo trì nếu đánh nhãn theo đúng tiêu chuẩn khi triển khai hạ tầng ngay từ đầu.
• Một chuỗi khách sạn ở Maryland thuê công ty của Bill Lenz bấm đầu kết nối khoảng 50 đường cáp cho mỗi khách sạn đã thi công xong. Tuy nhiên, đơn vị thi công trước đó đã không đánh nhãn theo đúng phương pháp. Những sợi cáp chỉ được đánh nhãn ở điểm đầu trong phòng viễn thông nhưng không được đánh nhãn điểm cuối (outlet ở bàn làm việc nhân viên), và không tuân theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B. Do đó, thay vì chỉ mất vài giờ để hoàn thành việc bấm đầu, đo kiểm và xuất báo cáo, công ty của Bill Lenz phải mất hơn 20 giờ để dò tìm đầu cuối của đường cáp và đánh nhãn cả hai đầu. Một lần nữa, tiền bạc lại bị lãng phí chỉ vì đơn vị thi công phớt lờ việc đánh nhãn cả hai đầu cáp.
• Một công ty kiến trúc hoạt động trong một tòa nhà 15 tầng ở khu vực Trung Đại Tây Dương đã tự thiết kế việc đánh nhãn cáp vả kế hoạch quản lý riêng, không theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B. Kế hoạch được triển khai toàn bộ 15 tầng và có hồ sơ lưu trữ chi tiết. Bất cứ nhân viên kỹ thuật nào xem qua hồ sơ đều có thể hiểu được quy luật đánh nhãn của tòa nhà, đảm bảo dễ dàng tìm kiếm lỗi và xử lý nhanh khi có sự cố phát sinh. Việc bổ sung, di dời bất kỳ đều phải được ghi chú trong tài liệu lưu trữ để dễ bảo trì và sửa chữa trong tương lai.

Là một kỹ sư có chứng nhận BICSI và chuyên hướng dẫn về tất cả mọi thành phần liên quan đến hạ tầng mạng, Lenz hy vọng trải nghiệm của mình sẽ giúp các tổ chức và đối tác triển khai lắp đặt hệ thống nhận ra tính hiệu quả của việc đánh nhãn cáp và thiết bị mạng. Đánh nhãn theo đúng tiêu chuẩn và quản lý bảo trì hạ tầng có kế hoạch sẽ giúp nâng cao độ an toàn, kéo dài tuổi thọ hệ thống mạng LAN và trung tâm dữ liệu. Với các nhà quản trị mạng, Lenz lưu ý: “Nên chọn một đối tác cáp uy tín, đáng tin cậy và có ít nhất một chuyên gia đủ trình độ chuyên môn. Dù bạn có đánh nhãn theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B hay không, những kỹ sư với trình độ chuyên môn cao có kỹ năng về công nghệ sẽ giúp bạn xây dựng và duy trì một hệ thống mạng hoạt động ổn định và lâu bền.”

Lenz chia sẻ thêm với các nhà thầu và chuyên gia lắp đặt hệ thống: Khi đội ngũ của bạn có thể hoàn thành các dự án càng nhanh và chuyên nghiệp, bạn càng thu được nhiều lợi nhuận. Để đạt được điều đó, cần tận dụng các công cụ hỗ trợ. Sử dụng máy in nhãn không dây cầm tay nhỏ gọn, dễ thao tác sẽ giúp bạn chỉ mất vài giây để tạo ra nhãn in hoàn chỉnh. Nên sử dụng các dòng sản phẩm công nghiệp cầm tay thế hệ mới nhất, tích hợp nhiều tính năng mới: điều khiển in trực tiếp bằng thiết bị cầm tay (Smartphone, máy tính bảng, PC…) thông qua mạng không dây, nhãn được cắt nhãn tự động sau khi in. Phần mềm sử dụng trên các thiết bị cầm tay cũng được tích hợp sẵn nhiều mẫu nhãn, người dùng chỉ cần lựa kiểu in, nhập ký tự cần in và máy sẽ đáp ứng mọi yêu cầu đánh nhãn của bạn.

Kết luận

Một kế hoạch đánh nhãn tốt nhất nên tuân theo tiêu chuẩn ANSI/TIA-606-B. Nhưng theo kinh nghiệm thực tế, vẫn có thể quản lý tốt cơ sở hạ tầng như bổ sung, di dời hoặc thay đổi về sau nếu hệ thống được đánh nhãn theo một định dạng nhất định, có tài liệu chú thích và sơ đồ bản vẽ lưu trữ chi tiết, và cần ghi chú vào hồ sơ lưu trữ bất kì thay đổi nào trong hệ thống. Đánh nhãn là khâu rất cần thiết và quan trọng giúp quản lý hiệu quả hạ tầng dây cáp và thiết bị mạng.